5 Ferramentas Indispensáveis para uma TI Bem Preparada

A tecnologia da informação é ferramenta básica para toda empresa que pretende manter-se competitiva no mercado. Implantar estas soluções complexas, no entanto, demanda que o setor apresente uma gestão especializada. E o encarregado da tarefa possuirá, ele mesmo, necessidades próprias. O problema é que muitos gestores desconhecem o que o responsável pela TI mais precisa.

 

Ou seja, os recursos e práticas que podem ajudá-lo a realizar o seu trabalho de forma mais satisfatória. Trata-se de um cuidado que deve acontecer para que os resultados esperados sejam alcançados. Antes de colaborar com as atividades exercidas por este profissional, os administradores devem entender qual a sua função na empresa.

 

 

 

Qual o papel do gestor de TI em uma empresa?

 

 

A função de um gestor de TI é controlar os aspectos informacionais em uma organização. Estes são processados e distribuídos através de redes de computadores. Por conta disso, ele também lida com o aspecto físico destas soluções. Logo, o seu conhecimento envolve hardware e engenharia de software.

 

Não obstante, o seu papel vai muito além dos aspectos técnicos. O fator gerencial une os seus conhecimentos da área com o contexto de atuação e necessidade particular do negócio. Tudo isto para coordenar a equipe de TI, assim como recursos tecnológicos, a fim de otimizar processos e potencializar resultados.

 

 

Confira abaixo alguns dos recursos indispensáveis para uma TI bem preparada:

 

 

1-Ferramentas de Business Intelligence (BI)

 

 

Ao entender as funções deste especialista, fica claro que ele lida com um grande volume de informações. Muitas são inclusive cambiáveis, tornando o cenário ainda mais complexo. Para lidar com este aspecto do seu trabalho é fundamental adotar ferramentas de Business Intelligence (BI).

 

O acesso organizado e ágil aos dados garante que sua utilização se torne estratégica. Cabe ressaltar que até mesmo a simples disponibilidade da informação já faz diferença. Quando o profissional tem acesso integral aos dados da empresa, até mesmo uma planilha de Excel pode exercer a função. Segundo a Gartnet Group  no grupo dos líderes está a ferramenta Power BI da Microsoft.

 

 

 

2-Acesso à base de dados e softwares para controle de chamados

 

 

No tópico anterior começamos a encontrar o que o responsável pela TI mais precisa: acesso à base de dados da organização. Podem ser, por exemplo, os registros contidos no ERP utilizado pela empresa. Acontece em muitos casos que este acesso é restringido pelos fornecedores ou pela falta de um banco de dados normalizado.

 

É preciso não apenas ter permissão, mas também uma ferramenta que ajude a acessar estas informações. Além disso, é fundamental o uso de softwares para controlar os chamados internos da equipe e dos sistemas.

 

No mercado encontramos até mesmo recursos gratuitos de help desk que servem a este fim. Um exemplo é o Spiceworks. Para quem necessita de mais recursos, e dispõe de um orçamento maior, há o Zendesk.

 

 

 

3-Ferramentas de Integração

 

 

É nítido que o aumento de produtividade no processo de desenvolvimento de software e pela melhoria continua de qualidade levou ao largo uso de ferramentas de apoio. Com isso surgiram inúmeras ferramentas de aplicações variadas que atendem a processos isolados sem integração.

 

A necessidade de integrar essas ferramentas tem sido um grande desafio, mas também a solução .Por este motivo , possuir uma ferramenta de integração que seja o mais assertivo possível, dá a garantia para inúmeros benefícios ao processo. Os benefícios mais evidentes são: a facilidade na troca de informações entre as ferramentas, garantia de qualidade, atualização encadeada de documentos gerados, aumento do controle do projeto, redução de esforço em algumas atividades e melhoria na cooperação entre membros de um projeto. Como exemplo de uma plataforma de integração conceituada apresentamos a  Magic XPI.

 

 

4-Criar a cultura da base de conhecimento

 

O que acontece quando a sua empresa substitui um colaborador ou faz uma transferência de um setor para outro ? Se não existir, e geralmente não existe, uma base de conhecimento e instruções de trabalho atualizadas, certamente ocorrerrá uma perda de informações difícil de ser calculada.
 
Sistemas informatizados são grandes aliados nestas situações porêm não excluem a necessidade de uma boa e principalmente atualizada base de conhecimento.
 
Quais as regras de devolução de mercadoria estabelecidas recentemente pela nova gerência comercial ? Qual a documentação exigida para a contratação de um novo colaborador? Qual o procedimento para devolução de compra de ativo imobilizado ? Estes são apenas exemplos de que a base de conhecimento pode ser útil e evita falhas, treinamentos, consultas desnecessárias e inumeros transtornos. 
 
Para estruturar a base de conhecimento por setor, finalidade, restrições de acesso existem inúmeras ferramentas disponíveis, que vão desde ao uso de documentos compartilhados e estruturados em nuvem como o GoogleDocs , a ferramentas especialistas como ZenDesk  e Movidesk. 
 

 

 

 5- Ferramentas para gestão do trabalho

 

 

Diferentes ferramentas e sistemas do mercado também podem colaborar para o setor. Mais uma vez, podemos encontrar alguns exemplares gratuitos. São ferramentas como os Business Model Canvas (BMC) que ajudam a mapear dificuldades processuais. Ou então os programas para gestão do trabalho, como o Trello, que são muito úteis para organizar projetos.
 
 
 
 
Considerações Finais
 
 
É claro que de nada adianta os recursos mencionados se o responsável pela TI não discutir objetivos com os gestores. Em muitos casos este profissional não consegue se focar exclusivamente, ou da forma que gostaria, nas atividades que geram resultados. O suporte a parte fisica com um bom parceiro terceirizado pode ser necessário para libertar o técnico ou gestor da TI para atuar de forma estratégica.
 
 
 

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